Los Documentos Electrónicos

En el artículo anterior hablamos de la sede y el registro electrónico que en la administración electrónica son los equivalentes a la oficina de atención a público y su registro de entrada de documentos de la presencial.

Lógicamente las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos adjuntos que se presentan en estos registros electrónicos deben ser documentos electrónicos. Que según el Anexo J de la Ley 11/2007, que concuerda con la del artículo 3.5 de la Ley 59/003 de firma electrónica, se define como la "información de cualquier tipo en formato electrónico, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado". Y entre estos documentos, nos encontraremos con el documento electrónico administrativo que es, en definitiva, el objeto del derecho de acceso del ciudadano y/o la ciudadana  a los registros y archivos administrativos.

Uno de los mayores temores que expresan los/as ciudadanos/as en sus relaciones telemáticas es precisamente sobre la validez jurídica de estos documentos electrónicos. Por ello en el presente artículo intentaremos aclarar los requisitos que otorgan validez a esos documentos electrónicos.

En primer lugar, para que un documento electrónicos administrativo sea válido debe ir firmado, no haber sido alterado, que pueda ser recuperado, presentado e interpretado cuando el/la usuario/a lo necesita y debe ser conservado el tiempo estipulado por cada tipología.

Eso no quiere decir que todos los documento electrónico administrativo sean iguales, en general el ciudadano o ciudadana que realice un trámite ante la administración podrá recibir:

• Un documentos firmados mediante clave basada en certificado de sello en actuaciones automatizadas, (Caso de los registros electrónicos)
• Un documentos firmados mediante clave basada en certificado de empleado público o del DNIe o
• Un documentos con un código de localización como el CSV (caso del borrador del IRPF)

Según la Ley 11/2007 el último tipo es una copias imprimible de un original electrónico cuyo autor es la Administración Pública. De forma que el ciudadano recibe una COPIA con un código de localización CSV que le permite verificar la autenticidad del documento mediante ese código que debe estar vinculado al documento y al firmante. Es decir que el ORIGINAL está en posesión de la administración y la manera de cotejarlo es en la sede electrónica. De este tipo de documento es el conocido borrador del IRPF.

Transcurrido un tiempo el documento dejará de estar accesible desde la sede y la única manera de verificarlo será el acceso al sistema que el organismo tenga a bien proporcionar. La administración decidirá cuando se destruye en entonces ya no será verificable.

Sin embargo los otros dos tipos son copias electrónicas, indistinguibles del original, de documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas. Las AAPP podrán emitir documentos administrativos electrónicos siempre que incorporen unas o más firmas electrónicas, y tendrán que incluir una referencia temporal cuando la naturaleza del documento así lo requiera. De forma que el ciudadano recibe una copia auténtica y puede comprobar la integridad del documento, verificar la firma y ver los datos del firmante, la fecha de la firma, etc. Aunque la Administración se haya guardado “el ORIGINAL”, el ciudadano está en posesión de otro “ORIGINAL” verificable en si mismo sin tener que acceder a ninguna sede ni BD. y transcurrido un cierto tiempo el ciudadano podrá decidir seguir custodiandolo o destruirlo.

Una característica del documento electrónico es que puede cambiar de soporte manteniendo su autenticidad; es decir puede ser copiado a una Memoria USB; un CD-rom; un Diskette o enviarse por correo electrónico sin dejar de ser un “original”, siempre que no se modifiquen los metadatos asociados al archivo electrónico.

También es posible encontrar documentos electrónicos donde se combinan dos sistemas de validación, es decir se pueden dar un documento con CSV y firmado. El ejemplo más cercano es el BOE

Por último desde la administración se puede dar también una copia electrónica de un documento original en papel emitidos por las Administraciones Públicas o por los/as ciudadanos/as. En tal caso dicha copia tendrán la consideración de copias auténticas si la imagen (digitalización) se realiza con las garantías suficientes y que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica utilizando los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007 (por ejemplo firmado con certificado de sello y digitalizado con un sistema que cumpla unas serie de condiciones, mejor si no hay intervención humana en el proceso). En este caso incluso es posible destruir el documento original en papel.

Resumiendo podemos diferenciar:

Volviendo al caso de los registros electrónicos el/la ciudadano/a recibirá un documento firmado mediante clave basada en certificado de sello en actuaciones automatizadas que validará la presentación del mismo. Y deberá firmar electrónicamente los documentos que entregue para lo cual casi todos los registros electrónicos cuentan con la plataforma de validación @firma que nos obliga, como ya indicamos en el articulo sobre la plataforma Cádiz Tramita, a la instalación de un software CLIENTE que se ejecuta en el ordenador del ciudadano y permite firmar cualquier trámite o documento que tenga que realizar con una administración pública por Internet, utilizando cualquier medio de identificación digital como puede ser el DNIe. Este aplicativo ha sido desarrollado por el grupo de @firma del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública.

Para más información también puedes visitar el Portal de la administración electrónica y la web del Centro de Transferencia Tecnológica.

(Fuentes:  Sociedad Conectada. Voz y Voto. de Montaña Merchan;  Procedimientos Telemáticos y Electrónicos de Bartolomé Borrego Zabala y efuncionario.com de Felix Serrano)

o también puedes acudir al Telecentro o inscribirte en nuestro taller sobre Administración Electrónica.

Como en otras ocasiones os animamos a que nos consultéis vuestras dudas y nos hagáis llegar vuestras sugerencias para mejorar el Telecentro y este Blog, un saludo y hasta pronto.