Sedes y Registros electrónicos

En este articulo y el siguiente os vamos a hablar de varios conceptos básicos para la gestión segura de tramites administrativos por vía telemática: las Sedes, los Registros y los Documentos electrónicos.

Con la implantación de la e-administración, las distintas Administraciones Públicas han tenido que crear una especie de “oficina” en el mundo virtual, son las denominadas Sedes Electrónicas: “La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias”.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos establece que “se ubicarán en la sede electrónica todos los procedimientos que requieran autenticación”; por lo que estas sedes electrónicas deben de cumplir una serie de requisitos de seguridad y autentificarse ante el/la usuario/a, que desean gestionar con seguridad los procedimientos que pueden ser tramitados electrónicamente en ese organismo.

Podéis encontrar un listado de las sedes electrónicas de la Administración General del Estado en el siguiente enlace

Esta autentificación debería poder realizarse con el DNI electrónico pues, al día de hoy, de acuerdo con la Ley 11/2007 anteriormente señalada, todos los servicios de la Administración (con la excepción de las administraciones locales cuyo plazo dependiá de sus posibilidades financieras) deben admitir DNI-e,. Esto es relativamente sencillo de implementar gracias a la plataforma @firma que admiten DNI-e sin hacer ninguna modificación en la aplicación. Ahora bien, la implementación del @firma debe ser correcta. Todavía hoy nos podemos encontrar que algunos de los servicios electrónicos ofrecidos por la administración lo tienen implementado de tal manera que en algunos casos dan un fallo de validación erróneo (en ocasiones dependiendo del navegador que uses). Como se indica en el articulo que apareció en el País sobre el DNI electrónico.

Sí la sede electrónica es el lugar donde se interactúa electrónicamente con la Administración, el registro electrónico es el servicio que permite materializar los actos administrativos concretos relativos a un procedimiento. En el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, se establece que “las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones y señala que lo registros podrán admitir documentos normalizados que se cumplimenten de acuerdo con formatos preestablecidos, o bien cualquier solicitud escrito o comunicación distinta de los anteriores”.

Estos registros electrónicos son obligatorios para todos los Ministerios y Organismos públicos. Sin embargo, se prevé la posibilidad de que sea propio o bien proporcionado por otros. Para lo cual se ha creado el Registro Electrónico Común (REC) de la Administración General del Estado, que posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración del Estado y a sus organismos públicos, existe la posibilidad de adjuntar documentación al formulario de iniciación.

Para más información consulta el siguiente enlace

Como es natural estas solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos adjuntos que se presentan deben realizarse en formato electrónico, son los documentos electrónicos que vienen definido en el Anexo J de la Ley 11/2007 que concuerda con la del artículo 3.5 de la Ley 59/2003 de firma electrónica como la "información de cualquier tipo en formato electrónico, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado" y de los que hablaremos más extensamente en el próximo articulo.

En la normativa de creación de cada Sede y/o registro electrónico se indicaran la forma de funcionamiento de los mismos y su dependencia jerárquica; el caso del REC se puede adjuntar a los formularios estándar de los que disponen un máximo de 5 documentos en cualquiera de los siguientes formatos de ficheros: odm, odt, odg, pdf, jpg, docx, txt, odp, tif, odb, odi, odc, jpeg, png, odf, doc

En alguna de estas sedes (AEAT, DGT, etc) también encontraremos una referencia a la Notificación electrónica a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), de las que hablaremos en otra ocasión, a efectos de notificaciones desde la administración. Para la práctica de estas notificaciones electrónicas es necesario que el interesado haya solicitado o consentido expresamente la notificación por medios electrónicos o que ésta haya sido establecida como obligatoria conforme a lo dispuesto en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

La DEH sirve para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática pueda practicar la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos. Asociada a la dirección, su titular dispondrá de un buzón electrónico en el que recibirá las notificaciones de los organismos y procedimientos correspondientes. Las notificaciones no se envían, por tanto, a ninguna cuenta de correo electrónico particular.

(Fuentes:  Sociedad Conectada. Voz y Voto. de Montaña Merchan;  Procedimientos Telemáticos y Electrónicos de Bartolomé Borrego Zabala y efuncionario.com de Felix Serrano)

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